1. Op alle door APEP georganiseerde studiereizen zijn deze algemene voorwaarden van toepassing. Als voor een bepaalde reis specifieke voorwaarden zijn opgesteld gelden die boven deze voorwaarden.
2. Inschrijving voor een studiereis kan uitsluitend geschieden door schriftelijke aanmelding per brief of per telefax binnen de voor de betreffende reis gestelde sluitingstermijn. De dag van ontvangst van het volledig ingevulde en ondertekende aanmeldingsformulier geldt als de dag van totstandkoming van de overeenkomst.
3. Aanmeldingen ingediend na de gestelde sluitingstermijn worden niet meer in behandeling genomen, tenzij de sluitingstermijn door APEP wordt verlengd.
4. APEP behoudt zich het recht voor om in geval van onvoldoende deelname, dit uitsluitend ter beoordeling van APEP, de overeenkomst binnen veertien (14) werkdagen na sluitingsdatum met onmiddellijke ingang op te zeggen zonder dat hieraan voor APEP een verplichting tot schadevergoeding verbonden is. Wel heeft u recht op teruggave of kwijtschelding van de reissom.
5. Bij aanvang van de reis en gedurende de reis dient u in het bezit te zijn van de benodigde documenten, zoals een geldig paspoort en de eventueel vereiste visa, bewijzen van inentingen en vaccinaties en, indien noodzakelijk, een rijbewijs. Indien u de reis niet (geheel) kunt maken wegens het ontbreken van enig document, komt zulks met alle daaraan verbonden gevolgen voor uw rekening.
6. Vliegtickets worden voor vertrek tijdens een zogenaamde pre-departure bijeenkomst overhandigd, tenzij tevoren anders is aangegeven.
7. U dient zelf een reisverzekering af te sluiten.
8. Na ontvangst van het aanmeldingsformulier zendt APEP u een factuur voor de gehele reissom. Betaling dient binnen veertien (14) dagen na facturering te geschieden en in ieder geval voor de vertrekdatum op de bankrekening van APEP te zijn bijgeschreven. Eerst na ontvangst van de gehele reissom is uw aanmelding definitief.
9. Bij schriftelijke annulering voor de voor de betreffende studiereis geldende sluitingstermijn van inschrijving bent u niet verplicht de reissom te voldoen. Wel zijn wij genoodzaakt u EUR. 100,- aan administratiekosten door te berekenen.
10. Bij schriftelijke annuleren na de voor de betreffende studiereis geldende sluitingstermijn van inschrijving, gelden de volgende annuleringskosten:
--- tot vier (4) weken voor vertrek: 25% van de deelnamesom
--- vanaf vier (4) tot twee (2) weken voor vertrek: 50% van de deelnamesom
--- vanaf twee (2) weken tot een (1) week voor vertrek: 75% van de deelnamesom
--- vanaf zeven (7) dagen voor vertrek: 100 % van de deelnamesom
11. Wanneer u verhinderd bent aan de reis deel te nemen, kunt u een ander in uw plaats laten deelnemen. Als dit tijdig aan APEP wordt medegedeeld, komen de bij 10 vermeldde annuleringskosten te vervallen en zullen, indien van toepassing, alleen de wijzigingskosten van het ticket worden doorberekend.